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線上簽核小幫手問題Q&A
項目符號22.如對主管核判結有不同意見,可否以「後會」方式重新簽辦?
項目符號 公文經校長或相關權責主管核判後即完成簽辦程序,無法再進行第二次判行作業。 核判後之公文可用「後會」知會相關單位,讓相關人員就核判結論溝通執行細項; 惟各單位若因主客觀因素而對核判結果需提出不同意見時,應另案簽辦,不宜以原 案直接加簽重新核判。

項目符號21.公文製作時,當你(妳)的電腦(XP系統)下方會看不見點選的鈕處理操作
項目符號

步驟 1:
開啟 IE ( 瀏覽器 )
→ 選擇上排功能【工具】
→ 選擇 Internet 選項
→ 選擇「安全性」標籤
選擇 信任的網站 選項
→ 點選網站按鈕 →

 

 

 

 

 

開啟 IE ( 瀏覽器 )→ 選擇上排功能【工具】→ 選擇 Internet 選項

步驟 2:
請將公文網址加入
http://edoc.lhu.edu.tw/YamiiFlow 即可。

請將公文網址加入http://edoc.lhu.edu.tw/YamiiFlow

步驟 3:

選擇信任的網站選項
→ 點選自訂等級按鈕,如右圖。

 

 

選擇信任的網站選項

步驟 4:
將【 ActiveX 控制項與外掛程式】項目

若預設為「停用」選項請調整為「提示」即可。

若預設為「啟動」「提示」選項請不需調整。

將【 ActiveX 控制項與外掛程式】項目

項目符號20.採購或維修申請案應於何時辦理結案?
項目符號 一般簽呈於上級核判主管決行擲回後即應由簽辦人辦理結案動作。而以「定形化簽呈」簽辦之「採購或維修申請案」於核判主管決行擲回原申請人後,應以加簽方式「後會」事務組或營繕組通知業務承辦人後,由事務組或營繕組簽回後即應辦理結案動作。

項目符號19.如何於公文系統上瀏覽tif附件圖檔?
項目符號 一般作業系統皆有瀏覽 tif 檔案之軟體,惟部份程式無縮放檢視功能,若欲使用縮放檢視功能,建議可用 Windows 內建之「 Windows Picture and Fax Viewer 」,並於第一次使用時將之設為預設開啟程式,日後使用時即會以預設程式開啟。參考作法如下:
(1) 先將 tif 檔案複製至桌面;
(2) 點選檔案後,按右鍵選擇「開啟檔案」 / 「選擇程式」;
(3) 選取「 Windows Picture and Fax Viewer 」為開啟程式;
(4) 勾選「永遠用選取的程式來開啟這種檔案」後按下確認鍵即可。

項目符號18.如何在公文系統上進行「加簽」?
項目符號 原承辦人員可於任意關卡進行加減簽以調整簽核流程,但其他各關卡人員僅能於自己關卡後面加簽,若需跳關卡加簽則應退回原承辦人辦理。加簽設定程序如下:
(1) 於「簽核名單」欄位中選擇欲加簽的人員後按確定;
(2) 點選「加簽」將人員加入簽核關卡;
(3) 按下傳送鈕即可傳送下一簽核關卡。

項目符號17.「紙本簽辦」之公文如何修改簽核狀態為「電子簽核」?
項目符號 請將欲修改簽核狀態之公文打開,點選左側功能區塊的「公文內文」進入內文編輯模式後,再於畫面最上方的「簽核狀態」選項改為「電子簽核」,按下儲存按鈕後,再重新開啟該份公文即可完成簽核狀態轉換之工作,反之亦然。

項目符號16.如何將自己承辦過的公文,複製後重新運用?
項目符號 為簡化例行性公文之製作流程,可利用「複製」功能進行創簽稿。先利用「資料查詢」(已結案公文)或「公文追蹤」(簽辦中公文)功能找出欲複製之公文,並點選複製鈕( COPY的按鈕圖示 )即可複製一份新公文,再針對該份公文修改完成後按下「儲存」後即可。

項目符號15.電子簽核之電子附件是否可進行修改?
項目符號 為求附件資料之正確性,除原承辦人外皆不可更改附件內容。若簽辦中之公文電子附件內容有誤時,應退回原承辦人由承辦人刪除舊有之附件檔案,並更換成正確的附件檔案後再進行簽核程序。附件資料僅小部份需修正時,可於簽核意見表達,待簽辦完成擲回原承辦人時再依相關簽核意見一併修正即可。

項目符號14.「登記桌」與「承辦人」身份之差異為何?
項目符號 「登記桌」為單位的收發窗口,負責協助公文的轉分(並負責8/21以前創簽稿公文之結案作業)。若要簽辦公文時,應以「承辦人」身份為之。

項目符號13.「檔號」應如何設定?
項目符號 創簽(稿)時即應設定「檔號」。其中,屬於創簽者,檔號即為單位代碼(三碼);如屬發文稿則檔號等於「單位碼」+「0」+「保存年限」共6碼;若如外來者,則文書組分文時已設定「單位碼」+「0」共4碼,請依保存年限修正為6碼,再進行公文簽辦。

項目符號12.各級單位主管意見簽註為「如擬」是否適切?
項目符號 一般使用「如擬」乃為最後核判之用詞,各級主管若非是依分層負責代為決行核判之主管,應避免使用「如擬」。

項目符號11.教師個人業務性質之公文可否透過系助理簽辦?
項目符號 教師資訊系統帳號已開放可使用本校公文系統(若尚無法使用請冾文書組),惟文書組於開學後才會針對教師進行公文系統教育訓練,若必要時仍得請系助理協助簽辦。

項目符號10.「收件匣」與「公佈欄」之差異為何?
項目符號 收件匣內之公文乃由各單位傳送需經您簽核之公文,需依業務權責進行簽辦作業;而公佈欄內之公文則是各單位公告給您知悉之公文,無需再針對該公文進行簽辦作業。

項目符號09.以紙本進行簽核是否還要進行線上電子傳送?
項目符號 為完整落實公文流程控管,以紙本進行簽核作業之公文,仍應於系統進行電子流程傳送(作法同電子簽核),各級人員簽核時只需將意見簽於紙本,並同步進行線上之電子傳送作業。

項目符號08.很少承辦公文而不常上公文系統的人,如何得知有公文到件?
項目符號 公文系統可設定到件通知,請於系統左邊「個人設定」內之「基本資料」項下開啟該功能即可,若有公文到件,系統會發送到件通知至所設定之Email帳號。

項目符號07.簽核公文若無意見是否還要於意見欄內做任何簽註?
項目符號 為使後續簽核人員確實得知每位人員之真正意見,若無不同意見時仍請於意見欄內作簡單適切之意見表達如「無意見」或「同意」等。

項目符號06.收到紙本公文時,但系統內之收件匣找不到該筆公文,該如何處理?
項目符號 請先聯絡該份公文之原承辦人員,於「公文追蹤」查明公文目前所在關卡,再由該關卡加簽給您後傳送,以利後續辦理之作業。

項目符號05.「線上簽核系統」未上線前(8/20前)簽辦中之公文,如何與線上簽核作業模式銜接?
項目符號 由目前公文所在位置之簽辦人員,依實際需求加簽後續簽辦流程,並依「紙本簽核作業模式」進行後續簽辦流程。

項目符號04.經公文交換中心之紙本公文,在流程上是否要需設定公文交換中心?
項目符號 紙本公文簽核流程直接設定簽辦關卡即可,不需設定公文交換中心。紙本公文仍可於公文交換中心進行交換,惟系統流程上不作記錄。

項目符號03.密件公文該如何處理?
項目符號 根據研考會規定,密件公文應以紙本簽辦。作業方式如下:
1. 承辦人員於系統上創稿後儲存 → 列印公文後進行紙本簽辦流程。
 (1) 簽核狀態選擇 「紙本」;
 (2) 密等選擇「密」;
 (3) 主旨鍵入「密不錄由」。
2. 設定簽核流程。
3. 存檔後列印紙本 (MS.Word) 。
4. 於該 Word 檔案中鍵入密件內容。
5. 依紙本簽核模式進行簽核作業。

項目符號02.經上級簽核擲回之簽呈要如何進行結案?
項目符號 8月21日前創稿簽辦公文應加簽送自己單位的登記桌,由登記桌進行結案作業 ( 登記桌結案請參考操作手冊第 39 頁『 6-3 登記桌結案作業』 ) ; 8 月 21 日 系統改版後所創稿之簽呈,應由承辦人自行結案 ( 請參考操作手冊第 22 頁『 3-12 承辦人結案』。

項目符號01.發現原承辦人所設定簽辦流程不完整,但如何處理?
項目符號 可直接退文請承辦人員進行加簽;或開啟該份公文後,點選左列「公文流程」,選擇簽核名單再點選加簽即可(請參照操作手冊第13頁『3-4-2設定公文流程』)。